Koninklijk besluit “borgtocht en elektronische facturering”

Het koninklijk besluit van 4 september 2023, gepubliceerd op 21 september in het Belgisch Staatsblad, brengt enkele praktische aanpassingen voor overheidsopdrachten met zich mee. De focus ligt vooral op de borgtochten en elektronische facturering. Dit zijn veranderingen die vooral kmo’s ten goede komen, aangezien het administratieve proces hierdoor een stuk toegankelijker wordt.

Laten we beginnen met de borgtocht. Standaard wordt er nu een borgtocht gevraagd van 5% van de opdrachtwaarde. Dit percentage wordt automatisch toegepast, tenzij de aanbestedende dienst beslist om géén borgtocht te vragen of het percentage te verlagen. Dat kan zonder extra uitleg of motivatie, zolang het duidelijk in de opdrachtdocumenten staat. Vraagt de aanbestedende dienst echter méér dan 5%? Dan is een degelijke motivering verplicht. Dit lijkt een kleine nuance, maar het biedt bedrijven, zeker kleinere spelers, meer ademruimte om mee te dingen naar opdrachten. Want zoals u weet: een borgtocht kan soms de drempel verhogen en dat hoeft niet altijd nodig te zijn.

Ook de vrijgave van borgtochten wordt eenvoudiger en transparanter. Wanneer de aanbestedende dienst de oplevering van een opdracht goedkeurt, moet de borgtocht automatisch worden vrijgegeven. De opdrachtnemer hoeft hier dus niet zelf om te vragen, wat een zorg minder is en opnieuw tijd bespaart. Interessant is dat dit nu ook formeel opgevolgd wordt: in een elektronisch formulier moet de aanbestedende dienst aangeven of er een borgtocht vereist is en, zo ja, hoe hoog het bedrag is. Is er géén borgtocht nodig? Dan moet ook dat expliciet vermeld worden.

Een tweede belangrijke aanpassing gaat over elektronische facturering. Deze verplichting voor opdrachten onder 30.000 euro wordt met vier maanden uitgesteld: de nieuwe datum is 1 maart 2024. Kleinere bedrijven krijgen hierdoor iets meer tijd om zich aan te passen. Voor opdrachten van 3.000 euro of minder geldt in principe geen verplichting tot elektronische facturen. Maar let op: aanbestedende diensten kunnen hier wel van afwijken en toch elektronische facturen vragen. Bij federale overheden is dit zelfs al een vaste regel vanaf 1 maart 2024, ongeacht de opdrachtwaarde.

Wat betekent dit concreet? De regels worden soepeler voor wie inschrijft op overheidsopdrachten, maar tegelijk wordt het proces transparanter en efficiënter. Minder administratieve rompslomp en meer duidelijkheid voor iedereen die wil meedoen. Dat biedt vooral kmo’s kansen, die vaak net dat extra duwtje nodig hebben om hun plaats in de markt te veroveren.